1、发文字号中的年份,是用六角括号括起。这在标准《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)中有明确的:“(发文字号)编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入”。
2、年份要用全称，不应简化，如“87”、“93” 等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。
3、序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第” (有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。
4、发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。
扩展资料
按照《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《党政机关公文格式国家标准》（以下简称《格式国标》）的规定，结合办文实际，应该正确规范地使用发文字号。
一、发文字号的作用与构成
（一）发文字号及其作用
发文字号是发出文件的代号，是由发文机关单位对其所制发的公文依次编排的顺序号码。一件公文只有一个发文字号，其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。
（二）发文字号的构成
《条例》规定：公文的发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”
1.发文机关单位代字（以下简称发文机关代字）
这是发文字号的组成要素，指机关、单位全称的简缩语，但决不是机关单位的简称。
机关代字一般由三个层次组成。第一个层次是地域代字，第二个层次是发文机关代字，第三个层次是发文机关职能代字。如四川省发展和改革委员会文件的机关代字有“川发改投资”“川发改高技”“川发改经贸”“川发改价格”“川发改政策”等。有的也可以只要两个层次，不要地域代字或者职能代字。四川省教育厅文件的机关代字则是“川教”“ 川教函”“ 川教厅办”“ 川教厅办函”等。
发文机关代字应能代表发文机关单位的特征，如中共中央的代字为“中”，国务院的代字为“国”，中共四川省委的代字为“川委”，四川省人民政府的代字为“川府”。
机关代字文字要简洁，一般在两、三个字以内，但也不能因过于简单而与其它单位代字混同。专指性要强，在一个市、县范围内不能有重复的机关代字，例如“×文”指当地文化局，当地文化馆就不能用“×文”而要用“×文馆”以示区别了。而党组文件一般要标明“×党组”，因为用“×党”“×组”指代都不够明确。机关代字后一般都可不加“发”或“字”，因其无实在意义，不用反显得简明。不能将机关代字分列在年份两边，如“川发改高技〔2012〕28号”不能写为“川发改〔2012〕高技28号”。若将文件、函件版头分开的，则将函件（包括函及处理一般事务的通知、批复等）单独编发文字号，如“川府办函〔2012〕16号”。读懂机关代字很重要，知道了文件的主办部门，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。
2. 年份
用阿拉伯数字写全称，写为“2018”之类。年份置于六角括号〔 〕中，不能再标示为方括号[ ]和圆括号（ ）。年份位于机关代字与序号之间。
3. 发文顺序号（序号）
这是一个发文机关单位一年内制发文件的统一流水号。每年从1号开始，按先后顺序编到当年最后一份文件为止。按照《党政机关公文格式国家标准》（以下简称《格式国标》）规定，序号不编虚位，不用“0”占空位，（即1不编为01），序号前也不写“第”，以显简明。
机关单位的发文序号，可分为两种类型。一是多数机关、单位为便于公文登记、管理、统计、检索和查找，统一编序号，即大流水号。（这类机关单位文件就没有职能代字。）二是有的机关、单位因其职能、业务部门多、发文多，也采用了分类流水号即小流水号的编排法，分职能或者部门编发文序号。这类机关单位文件就有职能代字。如四川省财政厅的发文序号就分为按“川财预”“ 川财农”“ 川财税”“ 川财教”“ 川财建” 等等各自编号。但多使用大流水编号，以利于发文的管理和数量的控制。
二、发文字号要尽可能规范简明稳定
发文字号要规范简明。规范是指三要素齐全，排序正确。简明要求减少没有实在内容的空信息，例如下列发文字号：
×人培发〔2018〕第005号
×人培〔2018〕5号
×人培字〔2018〕第05号
三种标示方法意思完全一样，其中“发”“字”“第”“00”“0”要和不要均同义，显然第二种标志方式最简明。又如份数序号（份号），标示为“000013”与“013”意思完全一样，当然以后者标志方式更为简明为好。
上世纪后期我提出强化公文实信息减少杜绝公文空信息的观点后，中办、国办、省委办、省政府办有关领导和同志表示赞成我的公文信息经济观。但考虑用“中”“国”单音节词语作发文字号似有不足，因此沿用“中发”“国发”作发文字号。而四川省委、省政府两办为区分上下行文，把上行文发文字号规定为“川委”“川府”，下行文则用“川委发”“川府发”。这种区分也未尝不可，但“发”更多的指“发出”而非“下发”之意，即发文都可用。因此，领导机关可用上行文、下行文的不同代字，但领导机关和一般机关单位也可不必区别上下行文代字而使用统一代字。
发文字号要相对稳定，确定了的机关代字就长期连续使用，不轻易变更。
三、联合行文的发文字号
《条例》规定，“联合行文时，使用主办机关的发文字号。”有的专家学者说联合行文使用牵头机关的发文字号，这是不确切的。因为有的牵头机构是主办机关，而有的牵头机关不是主办机关。例如《四川省依法治省领导小组办公室中共四川省委宣传部四川省教育厅四川省司法厅关于公布2017年四川省依法治校示范学校认定结果的通知》中，牵头机关是“四川省依法治省领导小组办公室”，而主办机关是“四川省教育厅”，因此使用了主办机关的发文字号“川教函〔2017〕835号”。
按照惯例，联合行文办文过程中形成的全宗档案材料应保存在主办机关，其他联署机关只保存该文的正本文件。若要保存办文过程中形成的全宗档案材料，则只保存复制件。
四、发文字号的排列位置
不同类型的行文，发文字号的位置是不同的。
按照《格式国标》的规定，平行文、下行文发文字号位于发文机关标志下空二行位置居中排一行。上行文发文字号居左空1字，与最后一个签发人姓名处在同一行。函件式公文的发文字号位于上端红色双线（武文线）下，与该线的距离为3号汉字高度的7／8（约1行），与版心右边缘空1字距顶格标识。
发文字号均用3号仿宋体字。
参考资料来源：百度百科：发文字号
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